Minder handwerk, meer tijd over: zo automatiseerden we onze trainingen
Dit keer geen klant aan het woord, maar een kijkje in ons eigen proces! We automatiseerden onze workflow rondom trainingen en Studiemiddagen. Het resultaat? Minder handmatig werk en een tijdsbesparing van zo’n 20 uur per maand. Hoe we dat hebben aangepakt? Dat lees je hieronder.
De uitdaging
Verdel organiseert regelmatig trainingen en Studiemiddagen. Ons communicatieteam werkte hiervoor met Microsoft Forms. Prima voor losse momenten, maar minder geschikt voor terugkerende processen.
Want alles eromheen was handwerk. Denk aan:
het controleren van de inschrijvingen
het doorgeven van het aantal mensen die meelunchen
het versturen van herinnerings- en bedanktmails
Collega’s Renee, Lynn en Gaby waren hier maandelijks flink druk mee. Allemaal kleine taken, maar samen een flinke tijdslurper. Dat moest slimmer kunnen!
De oplossing: automatiseren!
Samen met collega Riko van team OP richtten we het proces opnieuw in. Met low code en een formulier op de website hebben we vrijwel alles geautomatiseerd.
Wanneer iemand zich inschrijft, wordt die informatie direct doorgestuurd naar een logic app in Azure. Die zorgt ervoor dat alle gegevens netjes in een SharePoint-lijst terechtkomen. Vanaf dat moment neemt het systeem het over en worden alle vervolgstappen automatisch in gang gezet.
Denk aan het versturen van een bevestiging, een reminder vooraf, het doorgeven van lunchaantallen en een seintje als er te weinig aanmeldingen zijn. Ook na afloop loopt het proces door, met automatische opvolging en facturatie.
We dachten altijd: we doen het wel even snel. Maar nu alles geautomatiseerd is, merk je pas hoeveel tijd het eigenlijk kostte en hoe makkelijk het anders kan.Collega Lynn (media- en communicatieadviseur)
Een kleine investering, met een groot effect
"We zijn er nu veel minder tijd aan kwijt, terwijl het proces juist beter loopt," zegt Lynn. Per maand besparen we ongeveer 20 uur, de kans op fouten is een stuk kleiner en we hebben meer overzicht en controle. De inrichting vraagt een kleine investering, maar daarna kost het slechts een paar euro per maand en bespaar je vooral veel tijd en gedoe.
En minstens zo belangrijk: het systeem is volledig inzichtelijk. Gaat er iets mis? Dan zie je direct waar!
Kleine stappen, groot verschil
De kracht van automatisering zit 'm niet alleen in de grote projecten. Juist de kleine slagen maken het verschil. Minder handmatige stappen betekent minder fouten, minder stress en meer tijd voor belangrijker werk! Zit jij ook vast aan onnodig handwerk? Laten we samen kijken naar jouw processen!
Mail team OP 071 - 744 0055